毎日タスクが山積みで、どれから手をつければよいか分からなくなることはありませんか？仕事を効率的に進めるためには、タスクの優先順位を正しく決めることが欠かせません。しかし、どんなに頑張っても「やるべきことが多すぎて整理できない！」という悩みを抱える人は少なくないでしょう。そんなあなたに、簡単にタスク管理ができる方法をご紹介します。
この記事では、ChatGPT、アイゼンハワーマトリックス、そしてNotionを駆使した優先順位の決め方をご紹介します。この方法を取り入れることで、タスクの整理が劇的に改善され、仕事の効率が格段にアップすること間違いなしです。
タスク優先順位を決める際の3つの大きな壁とは？
AIのイメージ
多くの人がタスク管理で直面する問題は、実は非常にシンプルです。それは、「優先順位をどうつけるか」という部分にあります。例えば、以下のような悩みがあなたにもあるかもしれません。
- 「今すぐやるべきタスクがどれか分からない」
- 「どれを最初に手をつけるべきか、優先順位がつけられない」
- 「緊急性や重要性の判断基準が曖昧で、どんどんタスクが積み上がる」
これらの悩みを解消するために、重要なのは「タスクの優先順位をどう整理するか」そしてそれを客観的に判断する方法です。このポイントを解決するために、あなたに最適なのが、アイゼンハワーマトリックスとChatGPT、そしてNotionの組み合わせです。
タスク優先順位を決めるアイゼンハワーマトリックスとは？
アイゼンハワーマトリックスは、アメリカ大統領ドワイト・D・アイゼンハワーが提唱したタスク管理の方法で、タスクを重要度と緊急度の2軸で分類するものです。この方法はシンプルながら非常に強力で、今でも多くのビジネスパーソンに愛用されています。
アイゼンハワーマトリックスでは、タスクを以下の4つの象限に分類します。
- 第1象限（重要×緊急）: 今すぐ取り組むべきタスク
- 第2象限（重要×緊急でない）: 計画的に取り組むべきタスク
- 第3象限（重要でない×緊急）: 他の人に任せるべきタスク
- 第4象限（重要でない×緊急でない）: 削除または後回しにすべきタスク
ChatGPTを活用してタスクを瞬時に分類する方法
この方法を実際に使うために、まずあなたのタスクをChatGPTに入力してみましょう。以下のようにプロンプトを入力するだけで、ChatGPTが瞬時にタスクをアイゼンハワーマトリックスに分類してくれます。
- あなたのタスクをリストアップする。
- ChatGPTに「以下のタスクをアイゼンハワーマトリックスで分類してください」と入力する。
- ChatGPTがタスクを4つの象限に分類した結果を受け取る。
例えば、以下のようなタスクがあったとしましょう。
- クライアントへの納品
- note執筆
- 急な単発依頼
- SNS流し読み
このタスクをChatGPTに入力すれば、すぐに以下のように分類されます。
| 象限 | タスク |
|---|---|
| 第1象限（重要×緊急） | クライアントへの納品 |
| 第2象限（重要×緊急でない） | note執筆 |
| 第3象限（重要でない×緊急） | 急な単発依頼 |
| 第4象限（重要でない×緊急でない） | SNS流し読み |
Notionでタスクを管理して優先順位を可視化する方法
次に、ChatGPTで分類したタスクをNotionに貼り付けて管理します。Notionは、タスクに期限やチェックボックスを追加するのに非常に便利なツールです。以下の手順でタスク管理を行うことができます。
- Notionを開いて、タスク管理用のページを作成する。
- タスクを4つの象限に分けて、各ページにタスクを追加する。
- タスクごとに期限や担当者を追加し、進捗を管理する。
特におすすめなのは、象限ごとにページを分けて管理する方法です。例えば、「今日やること（第1象限）」、「今週やること（第2象限）」というページを作成し、タスクを配置していきます。
ChatGPTとNotionで実現するタスク管理の3つのメリット
この方法を活用することで、以下の3つの大きなメリットがあります。
- 客観的な判断ができる: ChatGPTを使うことで、感情に左右されずにタスクの優先順位を決められる。
- 継続しやすい: スマホで簡単に確認できるため、忙しい日々でもタスク管理が手軽にできる。
- 柔軟性が高い: Notionをカスタマイズすることで、あなたのライフスタイルに合ったタスク管理ができる。
よくある質問
Q1: ChatGPTでタスクを分類するとき、どのように入力すればいいですか？
「以下のタスクをアイゼンハワーマトリックスで分類してください」と入力するだけで、ChatGPTが自動的にタスクを分類してくれます。シンプルな入力で十分です。
Q2: Notionを使ったタスク管理の便利な機能はありますか？
Notionでは、タスクに期限や担当者を追加したり、進捗をリアルタイムで更新できるため、柔軟なタスク管理が可能です。
まとめ
タスクの優先順位を決めることは、仕事の効率を上げるために非常に重要です。ChatGPTを使ってタスクを素早く分類し、Notionで管理することで、優先順位が一目瞭然になり、効率的に仕事を進めることができます。ぜひ、この方法を試してみてください。
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