圧倒的に効率的！ChatGPTで議事録作成を劇的にスピードアップする方法

議事録作成の時間を大幅に短縮し、精度も向上させるために、生成AIであるChatGPTを活用する方法を知りたいと思いませんか？会議内容を素早く整理して、業務の効率化を図るために「どう使うか」や「どんなプロンプトが最適か」を理解することは、あなたの作業効率を大きく改善するカギになります。この記事では、ChatGPTを活用した議事録作成の方法を、初心者でも簡単に理解できるように解説します。

ChatGPTで議事録作成を効率化するメリット

生成AI、特にChatGPTを使って議事録を作成することには、いくつかの明確な利点があります。まず、従来の手作業での議事録作成と比較して、次のような点で優れています。

時間と労力の大幅な削減

従来、議事録作成は会議後に録音データを元に発言内容を整理し、文章化する作業が必要でした。しかし、ChatGPTを使えば、録音データを元に要点を抽出して自動的に議事録を作成できます。これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

高い精度と安定性

人間による議事録作成では、聞き間違いや感情による偏り、また疲労によるミスが発生することもあります。しかし、生成AIは感情や疲労の影響を受けず、安定した精度で議事録を作成します。そのため、ミスを減らし、品質を安定させることが可能です。

客観的でバイアスのない内容

人間が議事録を作成すると、無意識のうちに自分の意見や感情が入ってしまうことがあります。しかし、ChatGPTは中立的な立場で情報を整理できるため、バイアスのない正確な議事録を作成できます。

議事録作成の基本的な流れと重要なステップ

ChatGPTを使って議事録を作成するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、実際にどのように進めるべきかを解説します。

会議内容を録音する

最初に行うべきは、会議の内容を正確に録音することです。高品質な音声データが議事録の精度に直結しますので、周囲の雑音を減らし、発言者の声がはっきり聞こえるようにしましょう。録音には、ICレコーダーやスマートフォン、Web会議ツールの録音機能を活用します。

音声データを文字起こしする

録音した音声データを文字起こしツールを使ってテキスト化します。この段階で正確な文字起こしができていれば、後の作業がスムーズに進みます。AIによる自動文字起こしツールを活用するのが効果的です。

ChatGPTに議事録作成を依頼する

次に、文字起こしされたテキストをChatGPTに入力し、プロンプトを使って議事録を作成します。例えば、「議事録として要点をまとめてください」や「発言内容を簡潔に整理してください」などといった指示を出すことができます。

出力された議事録を最終確認

生成AIが出力した議事録は非常に精度が高いですが、最終的な確認と修正は人間の手で行うことが大切です。必要に応じて、表現や内容を調整し、完璧な議事録に仕上げましょう。

効果的なプロンプト設計のコツ

ChatGPTに議事録を作成させるためには、プロンプトの設計が非常に重要です。以下のポイントを意識することで、より精度の高い結果を得ることができます。

明確で具体的な指示を出す

プロンプトを入力する際には、何を求めているのかを明確に指示することが重要です。例えば、「会議の主な発言内容を箇条書きで整理してください」や「決定事項を太字で強調して出力してください」など、具体的なフォーマットを指定しましょう。

見やすい構成にする

議事録は読みやすさも重要です。プロンプト内で「内容を小見出しで整理し、箇条書きで出力してください」など、見やすく整理された形で出力するよう指示します。

中立的で客観的な記述を促す

感情的な表現や主観的な意見が入らないよう、プロンプトで「事実に基づいて客観的に記述してください」などと指示することが効果的です。

ChatGPTを使った議事録作成に関する疑問解決

Q1: ChatGPTに議事録を作成させる際の最適なプロンプトは？

最適なプロンプトは、以下のように具体的かつ明確に指示することです。

議事録を作成してください。以下の内容に従って整理してください。

日時<<2025年6月3日 14:00〜15:00>>
場所<>
参加者<<田中、佐藤、鈴木>>
議題<<新機能リリースに向けた進捗確認>>
会議内容アップロードした文字起こしファイルを参照

議事録の出力形式
・日時／場所／参加者／議題の順に記述
・各参加者の発言内容を箇条書き
・決定事項を太字で強調
・ネクストアクションを担当者と期限を含めて記載

Q2: 議事録を作成する際に気をつけるべきポイントは？

議事録作成時には、以下のポイントに注意を払いましょう

まとめ

ChatGPTを活用した議事録作成は、業務の効率化を図るための強力なツールです。正確な文字起こしと適切なプロンプト設計を行うことで、時間を大幅に節約し、精度の高い議事録を作成することができます。これからは、ChatGPTを賢く使いこなして、あなたの業務をさらに効率的に進めていきましょう。