驚愕のGemini仕事術3分診断GemsとNotebookLM使い分け完全ガイド

「Geminiを業務で使ってみたいけれど、Gemini / Gems / NotebookLMの違いがよくわからない」「とりあえずGeminiを開いてみたものの、毎回“今日は何をさせよう…”で手が止まる」そんなモヤモヤを抱えていませんか？

実は、多くの人がつまずいているポイントは「AIで何ができるか」ではありません。いちばんの問題は、「今、手元にある素材から逆算してツールを選べていない」ことです。
この記事では、世界トップクラスのブロガー兼コンテンツストラテジストの視点から、Gemini / Gems / NotebookLMを“素材ベース”で一瞬で選び分けられる思考法を徹底解説します。

読み終わるころには、あなたの頭の中には次のイメージがくっきり浮かびます。
「この資料ならNotebookLM」「このルーティン業務ならGems」「この“ちょっと聞きたい”はGemini」――もう、迷う時間はゼロになります。

なぜ多くの人はGeminiを使いこなせないのか

まず、あなたが感じているモヤモヤを言語化してみましょう。多くのビジネスパーソンやDX担当者は、次のような状況に陥っています。

この状態から抜け出すには、発想を「AIに何をさせるか」から「自分はどんな素材を持っているか」へ切り替えることが重要です。
つまり、ツール選定の出発点を「タスク」ではなく「手元の情報・ファイル」にするのです。

3つのツールを一瞬で理解する“素材発想”マップ

ここで、Gemini / Gems / NotebookLMの役割を超ざっくり一言で整理しておきます。

ツール	どんな素材が得意か
Gemini	まだ形になっていないアイデア、ざっくりした相談、ネット上の最新情報が欲しいときの質問などに強いです。
Gems	何度も繰り返す依頼内容、テンプレ業務、ルールが決まっている作業フローなどに強いです。
NotebookLM	マニュアル、議事録、企画書、研究資料、スプレッドシートなど、大量の既存ドキュメントに基づく作業に強いです。

これを頭に入れたうえで、こう覚えておくと迷いません。

・何も決まっていない相談ごとはGemini ・決まりきったルーティンはGems ・読み込ませたい資料が大量にあるならNotebookLM

以降は、このマップをベースに、より具体的な業務シーンに落としていきます。

手元の素材で選ぶ！3分チェックフロー

ツール選びを迷わないために、まずは「今、自分の手元に何があるか」を自問するところからスタートします。

ステップ1今持っているのは“問い”か“資料”か

デスクの前でこう考えてみてください。

「いま私が抱えているのは、漠然とした問いなのか？それとも、既にある資料をどう料理するかという悩みなのか？」

もし、頭の中にあるのが次のようなものなら、それはGemini案件です。

・「新規事業のアイデアを整理したい」
・「この業界のトレンドをざっくり把握したい」
・「このメール、失礼になっていないか確認したい」

一方で、こういった悩みが中心なら、NotebookLMやGemsの出番です。

・「このマニュアルをもっと分かりやすくまとめたい」
・「毎月の報告書づくりを自動化したい」
・「新人研修の資料を、質問ベースで使えるようにしたい」

ステップ2一度きりの作業か、何度も繰り返すのか

次に、自分のタスクが「単発」か「ルーティン」かを見極めます。

・一度きりの資料作成、アイデア出し、調査 → GeminiかNotebookLM
・毎週・毎月の報告書、定型メール作成、チェック作業 → Gems

ここまで判断できると、「どのツールを開くべきか」がかなりクリアになります。

ステップ3素材ベースの最適ツール診断

最後に、上記の判断を踏まえてストレートに選びます。

1. 手元に大量のPDFやスプレッドシート、議事録があり、それを何度も読み返しているならNotebookLMを起動します。
2. 毎週ほぼ同じ構成のレポートや議事録要約、メール返信があり、「また同じことをやっているな」と感じたら、そのフローをGemsに登録します。
3. どの資料を使うべきかも分からない段階で、まず全体像を整理したいときはGeminiにラフに相談して、必要な資料や観点を洗い出します。

この3ステップを意識するだけで、ツール選びの迷いはほぼなくなります。

役割別・シーン別の具体的な使い分けアイデア

ここからは、もう一歩踏み込んで、「職種別・シーン別」にどのツールをどう組み合わせると業務効率が爆上がりするかを見ていきます。

人事・総務研修・制度運用のDX

人事・総務は、社内規程やマニュアル、研修資料など「テキスト量が多いのに読む人は少ない」というジレンマを抱えがちです。

ここではNotebookLMが主役になります。例えば、就業規則・Q&A集・過去の問い合わせメールをNotebookLMにまとめて読み込ませれば、「社内制度コンシェルジュ」のように振る舞ってくれます。
新入社員から「この場合って残業つきますか？」といった質問が来ても、手元でNotebookLMに聞けば、該当する条文と平易な説明を一瞬で返してくれます。

一方で、研修設計そのものや、研修コンテンツのアイデア出し、ロールプレイング用のシナリオ作成などはGeminiに相談した方が早いケースが多いです。
「こういう行動をしてほしい新入社員向けに、ケーススタディを3本作って」と伝えれば、たたき台を一気に作ってくれます。

そして、毎回同じような案内メールや研修リマインドを送るなら、Gemsで“人事アシスタントGem”を作成しておけば、決まったフォーマットでメッセージを自動生成できます。

営業・マーケティング提案書・シナリオ作成の最短ルート

営業・マーケは、とにかく「スピードと質の両立」が勝負です。

まず、過去の提案書・成功事例・失注理由のメモなどをNotebookLMにまとめておきましょう。
これにより、「この業界の中堅企業向けに、あの成功事例をベースに新提案書の構成案を」といった“経験知の再利用”が一瞬でできるようになります。

初回アプローチメールやセミナー案内文のたたき台は、Geminiでターゲット像を説明して書いてもらうのが有効です。ペルソナの悩みや状況を丁寧に伝えるほど、刺さる文章を返してくれます。

そして、毎週の商談議事録要約やSalesforceへの登録フォーマットの整形など、「毎回似たような処理」にはGemsが最適です。
「Zoom議事録を貼り付けると、自社フォーマットに沿って要約＋ネクストアクションを整理してくれるGem」をひとつ作るだけで、残業が1〜2時間減るチームも珍しくありません。

バックオフィス・情報システム社内問い合わせを削減する使い方

情シスや管理部門は、「何度も同じ質問が飛んでくる」ことが最大のストレスです。

ここでは、NotebookLMで「社内ヘルプデスクNotebook」を作るのがポイントです。
社内ポータルのFAQ、マニュアル、設定手順書、障害時の対応フローなどをまとめて読み込ませ、「“PCが重い時どうしたら？”に対するスクリプトを作って」といった形で、一次対応フローを設計していきます。

日々の問い合わせメールに対しては、Geminiに文章を貼り付けて「この内容に対する回答案を、社内ルールに沿って作って」と依頼すれば、丁寧な一次案を作れます。
頻出パターンが見えてきたら、それをGemsに「テンプレ相談窓口」として登録し、自動化していくイメージです。

Gemini・Gems・NotebookLMの組み合わせ方の“ベストプラクティス”

ここまで読んで、「なんとなくイメージはできたけど、自分の業務に落とし込むとどう設計すればいい？」と感じているかもしれません。
そこで、実務でよくハマる三位一体の使い方を紹介します。

パターン1NotebookLMで土台を作り、Geminiで磨く

まず、既存資料が大量にある場合はNotebookLMを最初に使うのがおすすめです。
NotebookLMで「資料の全体像を質問しながら理解 → 必要な部分を抜き出し → たたき台の構成を作る」という流れをつくり、そのあとGeminiに内容のブラッシュアップや表現の調整を依頼します。

こうすると、「資料を読み込む時間」＋「構成を考える時間」＋「文章を整える時間」が、一気にショートカットされます。

パターン2Geminiでプロトタイプを作り、Gemsでルール化

新しい業務フローをAIに任せたいとき、最初からGemsで完璧な設定をしようとすると挫折しがちです。
そこでまずはGeminiに対して、対話ベースで「こういう時はこう判断して」「この条件の時はこう出力して」と会話しながらプロトタイプの指示文を作るのがおすすめです。

ある程度形になったら、その指示文をそのままGemsに登録して、何度かテストしながら微調整していきます。
「Geminiで会話しながらルールを言語化 → Gemsで再利用」という流れを定着させると、業務自動化のスピードが段違いに上がります。

パターン3NotebookLM×Gemsで“社内専用エージェント”を育てる

高度な応用としては、NotebookLMに社内資料を集約し、それを前提に動くGemsを作るという使い方もあります。
これにより、「自社のルールや文化を理解した上で回答してくれる、社内専用エージェント」を育てることができます。

ありがちな失敗パターンと回避策

便利そうだからといって、なんとなく使い始めると「思ったほど成果が出ない」という壁にぶつかります。よくある失敗を先に知っておきましょう。

• Geminiに「とりあえず何かいい感じの資料を作って」と曖昧な指示を出してしまい、期待外れなアウトプットが返ってきてしまうケースが多いです。
• Gemsを作るときに、業務ルールや例外パターンを書き切らず、「結局あとから人が直す手間が増えただけ」と感じてしまうケースが多いです。
• NotebookLMに読み込ませる資料がバラバラで、バージョン管理もされておらず、古い情報をもとに回答が返ってきて混乱を招くケースが多いです。

これらを避けるための共通ポイントは、「人間側が目的と素材をはっきりさせる」ことです。
AIはあくまで「思考の加速装置」であって、ゴールを決めるのはいつも人間側だという意識を忘れないようにしましょう。

Geminiに関する疑問解決

ここまで読んで、多くの人が感じやすい疑問をピックアップし、実務目線でお答えします。

GeminiとGemsはどう使い分ければいいですか？

Geminiは“考える相棒”、Gemsは“決まった仕事をこなす部下”とイメージすると分かりやすいです。
まだやり方が固まっていない段階ではGeminiと対話しながら方針を一緒に考え、やることが一定の形に固まってきたら、その手順やルールをGemsに落とし込んでいきます。

一言でまとめるなら、「試行錯誤はGemini、本番運用はGems」です。

NotebookLMだけあれば、Geminiは要らないのでは？

NotebookLMはあくまで「手元資料に特化したAI」です。
社外情報のリサーチや、まったくゼロからの企画構想、ペルソナ設定などには、ネット上の情報も含めて柔軟に発想できるGeminiの方が向いています。

現実的には、NotebookLMで資料ベースの理解を深めつつ、Geminiで外部情報や表現のブラッシュアップを行うという組み合わせが最もパワフルです。

初心者が最初に触るなら、どのツールからがおすすめですか？

AI初心者であれば、まずはGeminiだけに集中するのがおすすめです。
日々の業務の中で、「これは相談してみようかな」と思ったタイミングで、以下のような小さなことから始めてみてください。

・メール・チャット文の添削
・会議の議題整理
・資料のタイトル案出し
・やりたいことの分解とタスク化

こうした小さな成功体験を積み重ねてから、 「よくやる作業」→ Gemsへ、「資料を何度も使う作業」→ NotebookLMへ
と広げていくと、挫折しづらくなります。

Geminiへの指示はどこまで細かく書くべきですか？

結論から言うと、「雑に投げて試す→良かったポイントを言語化→徐々に細かくする」のがベストです。
最初から完璧なプロンプトを目指す必要はありません。むしろ、何度かやり取りする中で、「こう書くと伝わりやすい」という感覚が掴めるようになります。

ポイントは、「目的」「前提条件（業界・相手・制約）」「アウトプットの形式」の3つだけはなるべく明確に書くことです。
例えば「新入社員向け」「一枚」「箇条書き中心」といった条件を添えるだけでも、結果がかなり安定します。

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まとめ

Gemini / Gems / NotebookLMは、それぞれがまったく違う得意分野を持った“チームメンバー”のような存在です。
大切なのは、「AIで何ができるか」を覚えることではなく、「自分の手元にある素材や悩みから逆算して、誰（どのツール）に頼むかを決める」という発想です。

この記事で紹介したポイントを改めて整理すると、次のようになります。

・漠然とした相談や外部情報が欲しいときはGemini
・ルーティン業務やテンプレ作業はGemsでエージェント化
・大量の既存資料を活かすならNotebookLMを“資料専用AI”として育てる
・まずはGeminiで試行錯誤し、うまくいったパターンをGemsやNotebookLMに移植していく

今日からできる最初の一歩は、とてもシンプルです。
あなたのデスクの上、PCの中を眺めて、「いま、私の手元にはどんな素材がある？」と自問してみてください。
その答えに合わせて、Gemini・Gems・NotebookLMのどれを開くかを決めるだけで、AI活用は驚くほどスムーズで、そして“手応えのあるもの”へと変わっていきます。

迷ったときは、「問いならGemini、ルーティンならGems、資料ならNotebookLM」。
このシンプルな合言葉を合図に、あなたの業務に圧倒的な生産性と新しい発想を呼び込んでいきましょう。