あなたも感じたことはありませんか？「AIを使ってもっと仕事を効率化できるはずなのに、どう使えばいいのか分からない…」と。しかし、その悩みを解決するカギは意外とシンプルです。それは、ChatGPTに対する質問の仕方にあります。
同じAIツールを使っても、成果が大きく変わる理由。それは、質問の「仕方」によって出力される情報の質が劇的に変わるからです。このガイドでは、仕事を圧倒的に楽にするための、具体的かつ実践的なChatGPTの使い方を紹介します。これを読めば、あなたもAIを仕事の強力なサポーターとして使いこなせるようになります！
ChatGPTを活用するための「質問テンプレート」をマスターしよう
AIのイメージ
まず最初に、ChatGPTを最大限に活用するためには、「質問の仕方」が最も重要です。AIに正確で効率的な答えを求めるためには、どんな質問をするかを意識しなければなりません。では、実際に使える質問テンプレートを10個紹介します。
会議メモを簡潔にまとめる
会議での議事録作成に時間をかけていませんか？以下の内容を、簡単に要点3つにまとめてもらうことで、時間の節約になります。
例: 以下の会議メモを、要点3つにまとめてください。 出席者の発言を整理 - 次回アクションを箇条書きで書いてください
これをChatGPTに依頼すると、重要な要点だけを短時間で抽出してくれます。さらに、Notion AIと組み合わせれば、自動議事録の精度もアップします。
ビジネスメールを自動で作成
忙しい朝やクライアントへの返信時に、口語で書いた文をすぐに敬語に整えるためにChatGPTを使います。
例: 以下の内容を、ビジネスメールとして自然に書き直してください。 件名と締めの一文も追加してください
これを使えば、手間なくスムーズに仕事を進められます。
スライド要約を5行で完結に
プレゼン用のスライド作成が大変で、要約に時間を取られていませんか？以下のように依頼するだけで、スライド1枚分の要約を即座に作成できます。
例: 以下の内容を5行以内で要約し、スライド1枚分の内容にしてください。
さらに、Canvaと併用することで、5分以内に仕上げることも可能です。
報告書の構成案を簡単に作成
「何から書き始めるべきか分からない…」という悩みを解消します。以下のように依頼すると、AIが構成案を作成してくれ、あなたはその案を元に内容を埋めるだけで効率的に作業が進みます。
例: ○○というテーマで報告書を作成します。構成案と章ごとの要約を書いてください。
数値の解釈を自然言語で表現
以下のようにAIに数値データを依頼すると、その傾向を自然な言葉で説明してくれます。これで、報告書やプレゼン資料の「解釈文」作成が簡単になります。
例: 以下の表をもとに、上昇・下降の要因を簡潔に説明してください。
企画書作成を短時間で
ゼロから企画書を作成するのは時間がかかりますが、ChatGPTを使えば、以下の内容を100文字でまとめてもらえます。
例: AI活用勉強会の企画書を作ります。目的・対象・内容・効果をそれぞれ100文字でまとめてください。
この方法を使うと、難しい企画も素早く形になります。
アジェンダ作成で会議の効率化
会議を効率的に進めるためには、しっかりとしたアジェンダ作りが重要です。以下の内容でアジェンダを作成してもらえば、抜け漏れなく進行できます。
例: この目的の会議を開きます。アジェンダを5項目作り、各項目に目的を一文で添えてください。
記事のタイトル案を10個提案
ブログやマーケティングでタイトルを考えるのに苦労していませんか？以下のように依頼することで、さまざまなタイトル案を得られます。
例: この内容に合うタイトルを10個提案してください。
マーケティングや社内報、SNS投稿など、あらゆるシーンで使えます。
親しみやすい口調に変換
読者に向けた記事の口調を調整するのは難しいものですが、ChatGPTを使えば簡単にトーンを変更できます。
例: 以下の文章を“親しみやすい口調”に書き直してください。読者は30代の社会人です。
仕事の振り返りを整理
仕事の振り返りを簡単に整理したいとき、ChatGPTは「思考の整理ツール」として活用できます。週末の振り返りや上司への報告にも便利です。
例: 今週の仕事を振り返りたいです。以下の出来事を「学び」「改善点」「次の行動」の3区分で整理してください。
よくある質問
Q: ChatGPTを上手に使うためのコツは？
ChatGPTを上手に使うためには、「質問の仕方」が最も重要です。具体的で明確な指示を出すことで、より有用な答えを引き出せます。
Q: どんな質問をすれば効果的ですか？
例えば、「会議メモを要点にまとめてください」「ビジネスメールを自然に書き直してください」など、具体的な依頼をすることでAIが素早く正確に答えてくれます。
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まとめ
ChatGPTを使いこなすことができれば、あなたの仕事は驚くほど効率化されます。AIに「良い質問」をして、あなたのビジネスパートナーとして最大限活用しましょう。少しずつでもAIを使い始めれば、時間の節約や仕事のクオリティ向上に大きな違いが生まれます。
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