最近、ChatGPTのTeamプランを利用しようとしたものの、思っていた通りにはいかなかったという経験をした方も多いのではないでしょうか。「共有できない！」という声が多く、チームで効率的にAIを活用したいと思っても、なかなか思うように進まないという問題があります。この記事では、ChatGPTのTeamプランを試した実体験を元に、共有機能に関する問題や、その解決策を深掘りしながら、どう使えば最大の効果を得られるかをお伝えします。
Teamプランとは？一体どんなメリットがあるのか
AIのイメージ
ChatGPTのTeamプランは、基本的にはビジネスやチーム単位での利用を想定しています。プラン自体には月額料金が発生し、チームメンバーの管理や利用制限を行うための「管理コンソール」など、効率的な運用をサポートする機能が搭載されています。ビジネスにおいてはデータのセキュリティや学習データの取り扱いに関しても強力な保証がなされており、特に重要な情報を扱う場合には欠かせないプランと言えるでしょう。
Teamプランの3つの大きなメリット
Teamプランには、ビジネスでの使用において非常に大きなメリットがあります。主に以下の3つの特徴が挙げられます。
- データのセキュリティ保証OpenAIは、チームで利用する際のビジネスデータをAIの学習に使用しないと明言しています。
- 容量制限の緩和通常のPlusプランに比べて、利用回数や文章量の上限が大きくなり、より長い文章や複雑なやり取りにも耐えられます。
- 管理者向けツールチーム全体の利用状況を把握しやすく、管理者がメンバーを管理するための便利なツールが用意されています。
しかし、Teamプランには一部予想外の機能制限や「共有できない」問題も存在します。この点については実際に使ってみないとわからないことも多いので、詳細に説明していきます。
「共有できない」問題とは？
Teamプランで一番不満が出やすいのは、実際に「共有」機能を使ってみても、思った通りに動作しない点です。特に、GoogleドキュメントやZoomのように、複数人でリアルタイムで会話内容を編集・共有できるわけではありません。具体的には、以下のような制限があります。
共有リンクを作成してもリアルタイム更新されない
Teamプランの「共有」機能を使うと、特定時点の会話をWebページとして書き出すことができますが、その時点で作成したリンクを共有した後は、元のチャットに加えた更新内容は一切反映されません。このため、共有した後に会話を続けても、他のメンバーにはその新しい内容が届かないのです。これが「共有できない！」と感じる原因になります。
「同時編集」ができない
GoogleドキュメントやNotionのように、複数人が同時に一つのドキュメントを編集する感覚でChatGPTを使うことはできません。リンクを共有しても、そのページの内容を更新できるのはリンク作成者だけであり、他のユーザーがその内容を変更することはできません。この点で、チームでの共同作業には限界があり、複数人で同時に利用することを前提にしている場合、使い勝手が悪いと感じることがあります。
「チームで共有できない問題」の解決方法
では、これらの問題をどう解決するか。実は、Teamプランの「共有」機能をうまく活用する方法はあります。そのためには、次の2つのポイントを押さえるとよいでしょう。
「共有リンク」の利用タイミングを工夫する
共有リンクは、あくまで「過去の会話を固定化して共有する」ためのツールです。リアルタイムで更新できるわけではないので、重要な会話が終了したタイミングでリンクを作成し、その内容を共有することを心掛けましょう。こうすることで、少なくとも共有したい内容が確実に共有されます。
他のツールとの併用を検討する
Teamプラン単体では「共同編集」の機能が不足しているため、例えばGoogleドキュメントやNotionを活用して、会話内容やアイデアの共同編集を行い、その結果をChatGPTに反映させるという方法もあります。こうすることで、効率よく情報を集めながら、Teamプランの「セキュリティ保証」や「容量制限の緩和」といったメリットを活かすことができます。
ChatGPT Teamプランを再評価した結果
実際にTeamプランを試してみた結果、僕自身が感じたことは、ビジネス利用においては確かに強力な機能が搭載されているものの、個人で使うには少々使い勝手が悪いという点です。特に「共有機能」が期待していた通りに動作しなかった点が大きな違和感でした。
もし「チームで共同作業したい」と思っていた場合は、あくまで「共有リンク」を使う前提での作業が重要になります。リアルタイムで一緒に使いたいという場合は、他のツールと併用する方法を模索した方が賢明でしょう。
よくある質問
Q1: ChatGPT Teamプランは、チームで使う場合におすすめですか？
チームで効率よくAIを活用するには、確かにTeamプランは有益です。しかし、「リアルタイムでの共同作業」を期待している場合には、その機能が欠けているため、他のツールと組み合わせて使う方が効果的です。
Q2: Plusプランに戻す方法について教えてください。
Plusプランに戻す場合、まずTeamプランを解約し、個別にPlusプランを契約することになります。ただし、一度アカウントを削除してしまうと、同じメールアドレスで新たに登録することはできませんので、注意が必要です。
まとめ
Teamプランは、ビジネスやチーム単位での利用に適しており、セキュリティや容量の面での強みがあります。しかし、リアルタイムでの共同編集ができないなど、チームでの「共有」に関しては若干の不便が伴います。自分の利用目的に合ったプランを選ぶことが、最も効率的に活用するための鍵となります。
チームで使う場合は、他のツールと併用し、共有機能の活用法を工夫することをお勧めします。
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