忙しいビジネスパーソン必見！毎日のメール作成にどれだけの時間をかけているでしょうか？短い文面でも言葉が出てこない、もっと丁寧に書きたいけど時間がない…。そんな悩みを解消するために、ChatGPTがあなたの強力な助っ人になることを知っていましたか？本記事では、ChatGPTを活用したメール作成効率化の秘訣を、実際に使えるプロンプト（テンプレート）を通じて徹底解説します。
ビジネスメール作成を「時短」「高品質」に変えるChatGPT活用術
AIのイメージ
ビジネスにおいて、メール作成は欠かせない業務ですが、時間がかかり、文面のクオリティにも悩むことが多いものです。特に相手に伝わりやすく、かつ失礼のない言い回しを選ぶことは、大変な負担です。ChatGPTを上手に活用すれば、メール作成が格段に効率化でき、さらに文面の品質も向上します。
まずは、ChatGPTがどのようにメール作成を支援できるのか、具体的な活用法を見ていきましょう。
ChatGPTを使ったメール作成効率化のステップ
ChatGPTを使用する際のポイントは、プロンプト（指示文）の工夫です。ここでは、具体的なシチュエーションごとにどのようにプロンプトを設定すればよいかをご紹介します。
感謝と敬意を伝える定型的なメール
プロンプト例 「ビジネスミーティング後に感謝を伝えるメールを、丁寧で正式な日本語で作成してください。」
このプロンプトをChatGPTに入力すると、以下のような文面が出力されます。
株式会社〇〇 〇〇部 部長 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社サンプルの〇〇です。 先日はご多忙の中、新しい企画についての打ち合わせにお時間をいただき、誠にありがとうございました。 貴重なご意見を頂戴し、大変参考になりました。今後のご提案にしっかりと反映させてまいります。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
このテンプレートを使うだけで、感謝を伝えるメールが一瞬で作成できます。
初めての取引先へのアプローチメール
プロンプト例 「新しい取引先に初めて送る、自己紹介と打ち合わせの日程調整メールを作成してください。」
出力される文面は、以下のように非常に自然でビジネスライクなものです。
株式会社〇〇 〇〇様 初めてご連絡差し上げます。株式会社サンプルの〇〇と申します。 このたびは、当社の新サービスについてご紹介の機会をいただきたく、ご連絡いたしました。 ご都合のよい日程がございましたら、以下の候補のいずれかでご調整いただけますと幸いです。 お打ち合わせはZoomにて実施予定です。お手数ではございますが、ご都合をお知らせいただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。
納期遅延のお詫びメール
プロンプト例 「納期の遅延に対してお詫びを申し上げ、再発防止策を述べるメールを作成してください。」
納期遅延は重要なビジネスシーンですが、丁寧に謝罪し、誠実な対応を示すことが大切です。以下のような文面が得られます。
〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社サンプルの〇〇です。 このたびは納品の遅延により、多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。 社内での確認不足により、スケジュールに遅れが生じたことが判明しております。 現在、再発防止に向けたプロセス見直しと、担当者間の情報共有体制の強化を進めております。 今後はこのようなことのないよう、再発防止に全力で取り組んでまいります。 引き続き変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
業務進捗の報告メール
プロンプト例 「業務進捗報告のメールを簡潔に作成してください。」
進捗報告の際も、ChatGPTは的確な文面を提案します。
〇〇部長 お疲れ様です。〇〇です。 今週の業務進捗について、以下の通りご報告いたします。 その他、特記事項はございません。 引き続きよろしくお願いいたします。
社内への重要なお知らせメール
プロンプト例 「社内の全社員に向けて、新しいシステム導入についてのお知らせメールを作成してください。」
社内向けのお知らせも、こうしてシンプルかつ効果的に作成できます。
社員各位 いつもお疲れ様です。総務部よりお知らせです。 来月1日より、勤怠管理システムを「○○勤怠クラウド」に変更いたします。 これに伴い、現在使用しているシステムは〇月〇日をもって使用終了となります。 新システムのマニュアルは、来週中に社内ポータルにて共有予定です。 操作方法などご不明点があれば、遠慮なく総務部までご連絡ください。 今後ともご協力のほど、よろしくお願いいたします。
ChatGPT 告知 文章に関する疑問解決
Q1: ChatGPTのプロンプトはどう使いこなせばいいのか？
プロンプトのコツは、できるだけ具体的に指示を出すことです。例えば「感謝のメールを書いてください」ではなく、「ビジネスミーティング後に感謝を伝える丁寧なメールを作成してください」といった具体的な指示をすると、より自分の意図に沿った文面を作成できます。
Q2: ChatGPTにどんな内容を入力すればいいのか、迷ったときは？
自分が作成したいメールの目的やトーンを簡潔に伝えることが大切です。「謝罪」「感謝」「進捗報告」など、目的を明確にすれば、ChatGPTはその目的に沿った最適な提案をしてくれます。
まとめ
ChatGPTを使ったメール作成の効率化は、業務を大きく軽減し、クオリティも向上させる強力なツールです。日々のメール業務で時間を無駄にすることなく、ChatGPTをうまく活用してみてください。特に、上記のテンプレートを使うことで、スピーディーに高品質なメールを作成できるようになります。是非、今日から実践して、効率化とクオリティ向上を両立させてください。
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