仕事の効率化が求められる現代、AI技術の進化に伴い、企業の業務改善が次々と実現しています。特にOpenAIが提供するChatGPTは、その高精度な日本語対応で、多くの業務で役立つ強力なツールです。しかし、実際に「どのように活用すればいいのか？」と悩んでいる方も少なくないはず。今回は、ChatGPTを業務で最大限に活用するための19のアイデアを紹介します。これらを実践すれば、あなたの業務は一気に効率化し、時間とコストを大幅に削減できるはずです！
ChatGPT活用法を大きく分ける3つのカテゴリー
AIのイメージ
業務改善のためにChatGPTを使う方法は多岐に渡りますが、大きく3つのカテゴリーに分けて考えると理解しやすくなります。それは「文書作成」「データ整理」「コミュニケーション」です。これらを中心に、実際のプロンプト例とともに解説します。
文書作成の効率化
お礼メールやビジネスメールの作成
メールを書く時間を短縮するために、ChatGPTにお礼メールやビジネスメールの文章を生成してもらいましょう。例えば、商談後のお礼を送る際に、相手に合わせた丁寧で礼儀正しい文面を、わずか数秒で作成できます。
プロンプト例
「先日の会議のお礼メールを書いてください。相手は株式会社ABCの田中様で、商談内容は新しいサービスの提案です。文面はカジュアルすぎず、ビジネスライクにお願いします。」
企画書や提案書の構成案作成
新しい企画を立てる際、提案書や企画書の構成案を一から考えるのは時間がかかります。ChatGPTにテーマを伝えると、簡単に構成案を提案してくれるので、初期段階の準備が格段に早くなります。
プロンプト例
「BtoB向けSaaSサービスの導入提案書の構成案を作成してください。対象はIT担当者です。」
FAQの作成
新サービスやシステムを社内に導入する際に役立つFAQを作成する手間を、ChatGPTに任せてしまいましょう。事前にFAQを準備しておくことで、サポート業務が効率化します。
プロンプト例
「新しく導入する経費精算アプリに関するFAQを作成してください。」
データ整理と分析
会議内容の要約と整理
会議での議事録を取るのが苦手な方も多いでしょう。ChatGPTにZoom音声をテキスト化した後、その内容を要点ごとに整理させることで、スムーズに重要な情報だけを抽出できます。
プロンプト例
「以下の会話の内容を3つのポイントに要約してください。（議事録テキストを貼り付け）」
競合調査の効率化
競合製品の比較は、手動で行うと時間がかかりますが、ChatGPTに依頼すれば、機能や料金、特徴をすぐに整理した比較表を作成してくれます。
プロンプト例
「Slack、Microsoft Teams、Zoomの機能・料金・用途を比較した表を作成してください。社内で導入検討中です。」
データ分析・自動化の手助け
毎週の売上データや定期的に行う集計作業を、ChatGPTに自動化方法を提案させることで、時間を大幅に節約できます。
プロンプト例
「毎週、売上データのシートから合計金額と平均単価を出す作業をしています。Excelで自動化する方法を教えてください。」
コミュニケーションの改善
ミーティング日程調整の円滑化
忙しいビジネスマンにとって、ミーティングの日程調整は面倒な作業ですが、ChatGPTにその調整をお願いすれば、相手に配慮した文面で、スムーズに日程提案ができます。
プロンプト例
「来週のミーティング日程を提案するメール文を作成してください。候補日は火曜・水曜・金曜の午後です。」
社内報やキャンペーン案の提案
毎月の社内報や新サービスのキャンペーン案をChatGPTに提案してもらうことで、新しい切り口やアイデアを効率的に得ることができます。
プロンプト例
「社内報の今月号に使う巻頭メッセージの案を3つ作成してください。トーンは前向きで、働き方改革やチームの成果に触れてください。」
プレゼンテーション資料作成
プレゼン資料作成時に、どこから手をつければよいか悩んだときも、ChatGPTにスライド構成案を提案してもらえば、スムーズに作成を進められます。
プロンプト例
「新入社員向けの会社紹介プレゼンのスライド構成案を提案してください。会社概要、ミッション、福利厚生、キャリアパスの順番で。」
ChatGPTアプリ企画に関する疑問解決
ChatGPTを活用する際の注意点は？
ChatGPTは非常に便利なツールですが、使用する際にはいくつかの注意点があります。特に「セキュリティ」や「プライバシー」の面には注意が必要です。社内で利用する際には、データの取扱いやアクセス制限をしっかりと設けることが重要です。
どの業務からChatGPTを導入すべきか？
最初に導入するべき業務は、比較的簡単に自動化できる反復的な作業や文書作成です。例えば、お礼メールや社内報のアイデア出し、FAQ作成などは、ChatGPTが得意とする分野です。
まとめ
ChatGPTを業務に活用することで、時間の節約と生産性向上が期待できます。メール作成、会議内容の要約、競合調査など、さまざまな業務を効率化できるため、業務の負担を軽減したい方にとっては最適なツールと言えるでしょう。しかし、導入に際してはセキュリティやプライバシー管理も重要なポイントです。これらをうまく活用すれば、日々の業務は劇的に改善され、あなたの仕事がさらにスムーズに進むこと間違いなしです！
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