総務担当者や人事部門の方々、日々の仕事で「制度の説明」に苦しんでいませんか？「有給休暇の申請方法」「育児休業の手続き」「残業代の計算方法」など、従業員からの質問が止まらない日々…。そして、その説明に使う就業規則や社内制度が難解すぎて、従業員に説明しても「もっと簡単にしてほしい！」と言われてしまう…。そんな悩みを解決する方法が、実は今、AIを使うことで大幅に改善できるのです。
今回は、ChatGPTを駆使して「社内制度を誰でも理解できる内容に変換する方法」を紹介します。この方法を使えば、あなたの仕事が圧倒的に効率化され、従業員からの信頼も向上しますよ！
ChatGPTが社内制度説明の救世主になる理由
AIのイメージ
社内制度や就業規則は、法律用語や専門的な表現が多いため、従業員が理解しにくいものです。これを解決するためには、難しい言葉を簡単に翻訳する必要があります。しかし、手動でそれを行うのは非常に時間がかかり、何度も同じ説明を繰り返すことになります。そんなとき、AIを使うことで、以下のようなメリットがあります。
複雑な文言を簡単に変換
AIは、難解な法律用語をシンプルな言葉に変換するのが得意です。例えば、「年次有給休暇は、雇用開始日から6か月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して付与される」という条文を、従業員が理解しやすい言葉に変換します。
個別対応が可能
従業員からの個別質問にも、AIはその状況に応じた分かりやすい説明を提供できます。例えば、「私のケースではどうなるのか？」という質問に対しても、AIが個別にアドバイスを出すことができます。
時間を大幅に節約
従来は個別に時間をかけて説明していた内容も、AIによって一気に解決。従業員からの質問に即答できる資料が手に入るので、質問対応にかかる時間を大幅に短縮できます。
ChatGPTを使った具体的なステップ
では、実際にどのようにAIを活用すればよいのでしょうか。ここでは、ChatGPTを使った実際のステップを解説します。
ステップ1就業規則の「翻訳」作業
最初に行うべきは、就業規則や社内制度の「翻訳」です。難解な法的表現をシンプルな言葉に変換します。例えば、「年次有給休暇について」の内容を、具体的で分かりやすい形に変換する作業です。
| 原文（就業規則） | AI変換後（分かりやすい説明） |
|---|---|
| 「年次有給休暇は、雇用の日から起算して6月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対し、継続勤務年数に応じて労働基準法第39条に定める日数を付与する。」 | 「【有給休暇について】 ■ いつからもらえる？ 入社してから6か月たって、きちんと出勤していれば（8割以上）有給休暇がもらえます。」 |
ステップ2FAQの作成
従業員からよくある質問をAIに入力し、それに対する回答を自動的に生成してもらいます。よくある質問が明確に整理されることで、従業員が自己解決できるようになり、無駄な質問を減らすことができます。
ステップ3状況別の個別対応
従業員が抱える個別の状況に応じた回答を、AIが迅速に作成してくれます。例えば、「育児休業を取りたいけど、具体的にどうしたらよいか？」という質問に対して、AIは「〇〇条を参考にし、〇〇部門に申請してください」といった形で案内ができます。
ChatGPT活用後の変化と実際の成果
実際にAIを導入した場合、どのような成果が期待できるのでしょうか。ここでは、導入前と導入後の違いを明確に紹介します。
従業員側のメリット
AIを活用することで、従業員は制度についての理解が深まり、必要なときに適切な制度をすぐに利用できるようになります。結果として、従業員のストレスが減り、総務部門への質問も減少します。
総務部門のメリット
総務部門では、従業員からの質問対応時間が大幅に短縮されるだけでなく、制度の説明にかける時間が削減され、戦略的な業務に集中できるようになります。これにより、従業員からの信頼も高まり、業務の効率が大幅に向上します。
説明時間の短縮
従業員からの質問に対して、AIを使うと従来の説明時間が大幅に短縮されます。例えば、「育児休業について教えてください」という質問にも、従来は30分の説明が必要でしたが、AIを使うことで、数分で必要な情報を提供できます。
ChatGPT社内制度に関する疑問解決
ここでは、よくある疑問について、AIを使った解決方法を紹介します。
Q: AIを使った説明は、法的に問題ないのでは？
AIを使う際は、原文も併記し、正式な条文を参照するようにしましょう。また、複雑なケースについては、個別に対応することをおすすめします。
Q: すべてAIに任せてしまっても良いのでしょうか？
AIは「理解の入り口」を作るのに非常に有用ですが、最終的な判断や責任は人間に任せるべきです。AIは効率化のツールとして活用し、法的な責任や複雑な問題には人間が対応します。
まとめ
AIを使うことで、複雑な社内制度や就業規則を誰でも理解できる形に変換することができ、従業員とのコミュニケーションが劇的に改善します。また、従業員からの質問対応時間を大幅に短縮し、総務部門の業務を効率化することが可能になります。AIはあくまでサポートツールとして、最終的な判断は人間が行うことで、効果的に運用できます。
今すぐ、AIを活用して、最もよくある質問の説明を作成してみませんか？従業員の信頼を得て、業務効率も向上しますよ！
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