残業代計算の革命！ChatGPTとGeminiで業務効率化する方法【2025年版】

働く人々にとって「残業代計算」は、給与計算の中でも避けて通れない手間の一つです。従来の手法では、タイムカードの情報を手動で転記し、膨大な時間をかけて計算する必要がありました。しかし、近年登場した生成AIツール「ChatGPT」と「Gemini」を活用することで、この作業は劇的に効率化できるのです。

この記事では、タイムカードから残業代を自動で計算する方法を、初心者でもわかりやすく、かつ実践的に解説します。あなたの業務をどれほど効率化できるのか、具体的な手順を見ていきましょう。面倒な転記作業を短時間で終わらせ、貴重な時間を他の業務に活用できるようになります。

ChatGPTとGeminiを使った残業代計算の効率化手順

AIのイメージ

これまで残業代計算は、タイムカードから手動で出勤時間や退勤時間を抽出し、それを元に計算ソフトに入力するという手順が必要でした。この作業は、ミスや時間のロスを引き起こしがちです。しかし、生成AIを使うことで、そのプロセスを自動化し、労力を大幅に削減できます。

特に、ChatGPTやGeminiを使えば、タイムカードの画像やPDFから必要なデータを簡単に抽出し、即座に計算シートに貼り付けられる形で出力できます。この方法を導入することで、時間と手間を大きく削減し、さらに精度も向上します。

ChatGPTを使う場合、まずタイムカードのデータをアップロードするところから始めます。この手順はとてもシンプルです。以下の流れで進めることができます。

重要なポイントとして、ChatGPTにはスキャンされただけのPDF（OCR処理されていないファイル）は読めないことを覚えておきましょう。OCR処理をした後の画像やPDFファイルを使用してください。

例えば、以下のようにプロンプトを入力します。

出勤時間、退勤時間を抽出してExcelにそのままコピペできる形式で出力して。見出しと日付は不要です。

これで、出力結果はそのままExcelにきれいに貼り付けることができ、手動での転記作業が省略できます。

Geminiは、ChatGPTよりも精度の高いテキスト読み取りが可能です。Geminiを使う場合も、基本的にはタイムカードデータをアップロードして、出勤時間と退勤時間を抽出する作業になりますが、少し注意が必要です。

Geminiの場合は、「Excelにコピペできる形式」と指示すると、うまく貼り付けができないことがあります。そのため、「表形式で出力して」と指示し、結果のみを出力するようにします。

また、注意点として、貼り付け時に「フォントが崩れる」という問題があります。これを防ぐために、貼り付けオプションで「貼り付け先の書式に合わせる」を選ぶことで、きれいにデータを貼り付けることができます。

ChatGPTの最大の強みは、シンプルで手軽に操作できる点です。特に、指示通りに「Excelにそのままコピペできる形式で出力」と指定すると、すぐに利用できる形式でデータを取得でき、非常にスピーディーです。これにより、わざわざ余分な手間をかけずに作業を進めることができます。

一方で、Geminiは高い精度を誇ります。特に、手書きや複雑な文字が多いタイムカードでも、精度高くデータを抽出することができます。そのため、より正確なデータ抽出を必要とする場合には、Geminiを選ぶと良いでしょう。

AIツールは基本的に、OCR処理されたPDFや画像ファイルからデータを抽出することが可能です。しかし、手書きの文字が多かったり、OCR処理が不完全だと正確にデータを読み取ることができません。最適な結果を得るためには、あらかじめOCR処理をしっかり行ったファイルを使用しましょう。

AIツールを使うことで、従来の手作業での入力作業が不要になります。これにより、残業代計算にかかる時間を最大で70%以上削減できることが期待されます。タイムカードの転記作業は、数分以内に完了し、その後の計算作業も非常にスムーズになります。

生成AIツール「ChatGPT」や「Gemini」を活用することで、従来の手間のかかる残業代計算作業を劇的に効率化することができます。タイムカードから出勤時間や退勤時間を自動で抽出し、エクセルにそのまま貼り付けられる形式で出力できるため、作業効率は大幅に向上します。

どちらのツールにもそれぞれの特徴があり、使い方によって効果的な活用が可能です。ぜひ、あなたもこれらのツールを活用して、日々の業務をよりスムーズに進めていきましょう。