日々、社内で繰り返される定番質問に時間を費やしていませんか？たとえば「今日の勤怠締め切りは？」や「備品申請の手順を教えて」など。こうした質問に毎回同じように答えるのは、実は組織全体で見ると膨大な時間の無駄です。実際、担当者が一回の返信にかかる時間はわずか数十秒でも、それが積み重なると年間で数十時間になることも。そんな無駄を解消するために、生成AIの力を借りた「ChatGPTを使ったFAQボット」を作成すれば、わずか30分で自動回答を導入でき、業務効率が大幅に向上します。
この記事では、ChatGPTを活用したFAQボットの作成方法を、初心者にも分かりやすく解説します。さらに、効果的にボットを作成するための「コツ」や「落とし穴」をお教えしますので、ぜひ最後までお付き合いください。
ChatGPT FAQ作成の目的とそのメリット
AIのイメージ
まず、ChatGPT FAQボットを作る目的について簡単におさらいしましょう。このボットは、社内で繰り返し質問される情報に迅速かつ正確に回答するために作られます。特に、質問内容が決まっている場合、AIがその情報を素早く提供することができます。これによって、担当者が「またこの質問か」と悩むこともなくなり、より生産性の高い業務が可能になります。
メリットとしては以下の点が挙げられます
- 業務効率の向上FAQボットに答えを任せることで、スタッフの負担が軽減され、他の重要な業務に集中できます。
- 即時性質問者がすぐに答えを得ることができ、時間を無駄にしません。
- コスト削減繰り返し行われる問い合わせに対応するための人件費や時間が削減されます。
ChatGPT FAQボット作成の流れ
ChatGPTを使ったFAQボットを作成する方法は、非常にシンプルで3つのステップで完了します。難しいプログラミングの知識も不要で、誰でも手軽に導入可能です。
FAQの準備と整理
まず最初に、社内のFAQを整理します。よくある質問とその答えを、簡単な「Q: / 」形式で用意しましょう。スプレッドシートや社内ドキュメントから抽出することができます。重要なのは、質問と回答の形式が明確であることです。AIが処理しやすいように、質問と回答がペアになっていることを確認してください。
GPTsに読み込ませて話し方を設定
次に、ChatGPTのカスタムモデルである「GPTs」を設定します。この手順では、AIに自分の会社に合わせた話し方を指示します。例えば、礼儀正しい敬語を使って、必要以上に長い回答をしないように指定します。
手順は以下の通りです
- ChatGPT画面左の「GPT」をクリックします。
- 右上の「＋作成する」をクリックします（Plus以上のプランが必要です）。
- 名前や説明を入力し、指示文に以下のような内容を入力します。
「あなたは社内FAQボットです。回答は敬語で、三行以内で簡潔にしてください。不明な点があれば「担当部署に確認ください」と伝えてください。」 - 「ファイルをアップロードする」を押して、先ほど準備したFAQシートをアップロードします。
これで、基本的なFAQボットが完成します。もしボットの応答に不具合があれば、指示を修正したり、FAQシートを更新したりして調整を行います。
社内でリンクを共有し、フィードバックをもらう
完成したボットは、社内の数人に試してもらい、フィードバックを集めます。このフィードバックを元に、ボットを改善していくことで、より精度の高いFAQボットを作り上げていきます。
ChatGPT FAQ作成に関するよくある質問
FAQボットの精度が低い場合、どうすればいいですか？
まず、FAQシートの内容が最新であることを確認してください。情報が古いと、ボットの応答も不正確になります。また、ボットの指示文が不十分な場合もありますので、話し方を再度確認し、適切な修正を加えてください。
どんな情報をFAQに追加すればいいですか？
FAQには、社内でよく聞かれる質問を追加することが大切です。たとえば、勤怠管理や申請フロー、設備利用に関する質問が挙げられます。さらに、新たに聞かれるようになった質問を随時追加し、ボットをアップデートしていくことで、より精度の高いFAQボットになります。
ボットの応答が長すぎる場合、どう改善するか？
ボットに対して「3行以内」など、具体的な文字数制限を指示することで、長すぎる回答を防ぐことができます。シンプルで簡潔な回答が求められる場合は、必ずこの指示を追加しましょう。
まとめ
ChatGPTを活用した社内FAQボットの作成は、誰でも簡単に始められ、業務の効率化に大いに貢献します。重要なのは、ボットを作成した後も継続的に改善を加えていくことです。実際にボットを使ってみて、得られるフィードバックを元に精度を上げていきましょう。
生成AIを使ったFAQボットを導入すれば、もう二度と「同じ質問に手打ちで答える」という無駄な作業から解放され、時間もコストも大幅に削減できます。是非、今日から自社のFAQボット作成に挑戦してみてください。
コメント