現在、多くの企業が業務効率化を目指して生成AI（ChatGPT）を導入しています。しかし、単にAIを活用するだけでは、その効果を最大限に引き出すことはできません。ここでは、情報システム部門（情シス）の方々に向けて、ChatGPTの「プロンプト」を効果的に活用するための8つの具体的な方法をご紹介します。
ChatGPTとは？生成AIの基本を理解しよう
AIのイメージ
ChatGPTは、人工知能を活用した対話型ツールで、入力された「プロンプト」に基づいて、テキストを生成します。このプロンプトは、AIに指示を出すための重要な部分であり、正確な指示を与えることでAIの能力を最大化することができます。ビジネスシーンでは、日常的な業務を効率化するためにどのように活用するかが重要な鍵となります。
プロンプトエンジニアリングとは？
プロンプトエンジニアリングは、AIに対して適切な指示を出し、期待通りの結果を引き出すための技術です。AIが最適な結果を出すためには、指示内容を細かく設定し、文体、語彙のレベル、要求するアウトプットの形式を明確に伝えることが求められます。このスキルが身につけば、業務の効率化や質の向上に直結します。
ChatGPTを業務で活用するためのプロンプト活用法8選
ここからは、実際に情シス部門で使えるプロンプトを8つ紹介します。これらをコピー＆ペーストして、すぐに業務に活用できます。
社員からのネットワークトラブル問い合わせに対応するプロンプト
社員から「ネットワークに繋がらない」といった問い合わせを受けた場合、ITサポート担当者として、迅速に必要な確認事項を把握する必要があります。このプロンプトを使うことで、簡単に確認項目リストを作成できます。
プロンプト 社内ITサポート担当者として、ネットワークトラブルに対応した経験が豊富な専門家の視点で、社員から「インターネットに繋がらない」といった問い合わせがあった場合に、一次対応として確認・依頼すべき項目のリストを作成してください。 出力形式箇条書きで簡潔に、中学生にも理解できるレベルでお願いします。
社内AI利用ポリシーの策定支援プロンプト
生成AIの利用が拡大する中、企業内でのガイドラインやポリシーの策定が必要です。以下のプロンプトを使えば、業務効率化を損なうことなく、情報漏洩や不適切利用を防止するポリシーを作成できます。
プロンプト 社内向けに生成AI（例ChatGPT）の利用ポリシーを策定したい。機密情報の取り扱いや、業務効率化を目的とした利用規範を、わかりやすく簡潔にまとめてください。
不審なメールに対する初動対応フロー作成プロンプト
社員が不審なメールを開いた場合、迅速かつ適切な初動対応が求められます。このプロンプトを活用して、明確なフローを作成することが可能です。
プロンプト 社内で不審なメールを開いた場合の初動対応フローを作成してください。社員が行うべき対応、IT部門が実施すべき確認作業、必要に応じて外部連携する手順を段階的に整理してください。
SaaS導入検討時の判断基準整理プロンプト
新たにSaaS型のツールを導入する際に重要なのは、選定基準をしっかりと整理することです。このプロンプトで、コストやセキュリティなどを評価するための基準を明確にまとめることができます。
プロンプト 新しいSaaSツール導入を検討しています。セキュリティ、コスト、サポート体制、運用面などの観点から、ツール選定の判断基準を簡潔にまとめてください。
社員向けファイル共有のセキュリティ啓蒙メール作成プロンプト
企業内でファイル共有が頻繁に行われる中、不適切な共有方法がセキュリティリスクを生むことがあります。このプロンプトで、全社員向けにセキュリティ意識を高めるための啓蒙メールを作成することができます。
プロンプト ファイル共有に関するセキュリティリスクを社員に伝える啓蒙メールを作成してください。不適切な共有方法の事例を交え、適切な共有方法について説明する内容をお願いします。
ストレージコスト増加の要因と対策リスト作成プロンプト
ストレージコストが増加する要因とその対策をリストアップするプロンプトです。企業でのデータ管理に役立ちます。
プロンプト 社内のストレージコスト増加の要因と、それに対する効果的な対策をリストアップしてください。例えば、無計画な保存や重複ファイルが原因と考えられます。適切な対策を提案してください。
IT部門戦略とロードマップ策定プロンプト
中期的にIT部門の戦略を立てる必要がある場合、このプロンプトで戦略的な方向性と実行プランを整理できます。
プロンプト IT部門の中期戦略（3年）を策定するため、重点施策と年度ごとの戦略を整理してください。「業務効率化」「セキュリティ強化」「クラウド活用」などをテーマにした具体的なロードマップをお願いします。
AIツールの効果的な利用ガイドライン作成プロンプト
AIツールの業務利用が進む中、社内での適切な利用ガイドラインを作成するためのプロンプトです。
プロンプト AIツールの社内利用ガイドラインを作成してください。情報セキュリティや倫理面での配慮を含め、業務効率化を妨げないようにするための具体的な内容をまとめてください。
ChatGPTプロンプトに関する疑問解決
ChatGPTのプロンプト作成において、意識すべきポイントは何ですか？
プロンプトを作成する際には、まず「目的」を明確にすることが重要です。また、AIに対して具体的で明確な指示を与えることが、精度の高い結果を得るための鍵となります。
プロンプトエンジニアリングは難しいですか？
プロンプトエンジニアリングは、経験を積むことで徐々にスムーズに行えるようになります。最初は簡単なプロンプトから始め、少しずつAIの反応を見ながら改善していきましょう。
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まとめ
ChatGPTは、業務効率化において大きな可能性を秘めたツールですが、その効果を最大化するためには、適切なプロンプト作成が欠かせません。今回紹介した8つのプロンプトを活用することで、IT部門の業務効率化はもちろん、社内全体の生産性向上にも繋がります。これからの時代に求められるスキル「プロンプトエンジニアリング」を身につけ、AIツールを効果的に活用しましょう。
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