ISO 9001:2015の導入や改定を検討している企業の担当者の皆さん、組織の知識管理がなぜこんなにも重要なのか、深く考えたことはありますか？実は、「組織の知識」という項目は、ただの規格変更ではなく、企業の競争力を高め、持続可能な成長を支えるための鍵となる要素です。本記事では、ISO 9001:2015のClause 7.1.6「組織の知識」を徹底解説し、その実務にどう活かすかを分かりやすく説明します。
組織の知識とは？Clause 7.1.6の基本を押さえよう
AIのイメージ
ISO 9001:2015のClause 7.1.6は、「組織の知識」を正式に規定した初めてのケースです。この知識管理が企業に与える影響は大きく、単なる文書管理の枠を超えて、企業全体の成長や効率化に寄与します。
ISO 9001:2015では、組織が持つ「知識」を2つのカテゴリに分けています。それは、「明示的知識」と「暗黙的知識」です。この2つの知識がどのように組織の成功に繋がるのか、理解しておくことが重要です。
明示的知識（Explicit Knowledge）の重要性
明示的知識とは、簡単に文書化されたり、言葉で表現できる知識のことです。例えば、作業手順書やマニュアル、ガイドラインなどがこれに該当します。これらは簡単に伝達・共有することが可能で、ISO 9001:2015でも求められる重要な要素です。
暗黙的知識（Tacit Knowledge）の価値
一方で、暗黙的知識は経験に基づくもので、簡単に文書化できない知識です。例えば、熟練工が持つ「感覚的な」技術や、優れたリーダーシップのスキルなどが該当します。これらは、共有するのが非常に難しく、従業員一人一人が持つ貴重なスキルやノウハウをどのように組織全体に広めるかが、成功のカギを握っています。
組織の知識管理をどう実現するか？3つのステップ
ISO 9001:2015のClause 7.1.6は、知識管理を強調していますが、実際にどのように実践すればよいのでしょうか？以下の3つのステップを通じて、組織の知識を効果的に管理し、業務に活かす方法を紹介します。
必要な知識を特定し、評価する
最初に行うべきは、どのような知識が組織に必要であるかを明確にすることです。業務を遂行するために必要な知識を把握し、どの知識が重要なのかを評価します。これにより、知識のギャップを見つけ出し、どの知識を追加で獲得すべきか、または現在の知識をどう活用すべきかが見えてきます。
知識の共有と伝達を促進する仕組みを作る
明示的知識は比較的簡単に共有できますが、暗黙的知識は意識的に取り組まなければ伝わりません。したがって、経験豊富な従業員のスキルやノウハウを他のメンバーに伝えるための仕組みを整えることが必要です。例えば、メンター制度や知識共有セッションを設けることが効果的です。
知識を保護し、維持する
取得した知識は時間とともに陳腐化する可能性があるため、定期的に更新し、適切に管理することが重要です。特に、技術的な知識や市場動向に関する情報は、常に最新の状態を保つ必要があります。定期的なレビューや、アップデートの仕組みを設けることが大切です。
Clause 7.1.6に関する疑問解決
「Clause 7.1.6を実践するには、具体的に何から始めるべきか？」といった疑問を持っている方も多いでしょう。ここでは、よくある質問に対して実践的な回答を提供します。
Q1: 知識管理に関する具体的なドキュメントは必要ですか？
Clause 7.1.6では、知識管理に関する文書化を必須としていません。しかし、知識の特定、獲得、維持、共有のプロセスを管理するためには、一定のガイドラインや手順書が役立ちます。従って、必要に応じて、知識管理のプロセスを文書化することを推奨します。
Q2: 暗黙的知識の管理が難しいのはなぜですか？
暗黙的知識は、通常、個々の経験や直感に基づくもので、言葉にしづらい特徴があります。そのため、他者に伝えるのが非常に難しく、管理するための方法が確立されていないことが多いです。これを解決するためには、経験のあるスタッフとの定期的な交流や、実務を通じた知識伝達が効果的です。
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まとめ
ISO 9001:2015 Clause 7.1.6「組織の知識」は、単なる規定ではなく、企業が競争力を高めるための強力なツールです。明示的知識と暗黙的知識をどのように管理し、活用するかが、企業の成長に直結します。これを実現するためには、必要な知識を特定し、効果的な共有の仕組みを作り、知識を維持・更新することが不可欠です。
今すぐ、あなたの組織でも知識管理を強化し、ISO 9001:2015の要求に応える体制を整えていきましょう。
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