近年、業務の効率化を目指す企業にとって、生成AIであるChatGPTがもたらす影響は無視できません。特に、経理業務においては日々繰り返し行う作業が多く、その効率化が大きな課題となっています。帳簿の仕訳から請求書管理、経費精算、報告書作成まで、膨大な事務作業をサポートしてくれるChatGPT。しかし、単にAIに任せるだけではその力を最大限に引き出すことはできません。
この記事では、経理業務におけるChatGPTの活用法を深掘りし、実際に使用するべきプロンプト例とともに、効率化のためのポイントをわかりやすく紹介します。これを読めば、あなたの経理業務が劇的に改善され、より生産的な仕事ができるようになること間違いなしです。
ChatGPTとは？その特徴と経理業務での活用法
AIのイメージ
まず、ChatGPTとは一体どんなAIなのか、基本的な理解から始めましょう。ChatGPTは、生成AIとしてテキストベースで対話を行い、さまざまな指示に従って情報を整理したり、文章を作成したりします。その特徴として、精度高く情報を処理し、迅速に結果を出力する能力があります。
これを経理業務に活用する方法については以下の点が挙げられます
- 仕訳の自動化月次の仕訳作業を効率的に行う
- 経費精算のスムーズ化領収書データを入力するだけで、必要な処理を自動化
- 報告書作成経営陣向けの月次報告書や決算報告書を素早く作成
- 請求書管理請求書の確認・発行作業を短縮
経理業務を効率化するためのプロンプト設計のポイント
プロンプトとは、AIに指示を与える言葉のことです。ChatGPTを最大限に活用するためには、このプロンプトの設計が非常に重要です。では、どのようにプロンプトを作成すれば効率よくAIを活用できるのでしょうか？
目的を明確にする
プロンプトの設計で最も大切なのは、何を達成したいのかを明確に伝えることです。例えば、「仕訳について教えて」ではなく、「経理初心者向けに、仕訳の基本を300文字以内でわかりやすく説明して」といった具合に、より具体的な指示を出すと良い結果が得られます。
背景情報を提供する
プロンプトには、AIがより適切な回答をできるように、状況や背景を伝えることが大切です。例えば、「従業員数50名の中小企業で経理を担当しています。月次報告書を作成するためのフォーマットを考えてください」といった具体的な情報を伝えることで、より実務に即した提案が得られます。
結果の形式を指定する
「報告書の作成」と言っても、文体や形式はさまざまです。ChatGPTには「ビジネスライクで」「箇条書き形式で」など、書き方やスタイルを指定できます。これにより、完成した文章が業務に即した形で出力されるため、作業時間を短縮できます。
繰り返し改善を行う
完璧なプロンプトを最初から作るのは難しいため、少しずつ改善していくことが大切です。例えば、AIに出力させた後に、「もっと簡潔にして」「トーンを変更して」などのフィードバックを与えて、最終的なアウトプットを洗練させていきましょう。
実際に使える！経理業務で活用するためのプロンプト例
ここでは、実際に経理業務で役立つプロンプトの例を紹介します。これらのプロンプトを活用することで、日々の作業を効率化し、業務負担を軽減できます。
月次経営報告の作成
「今月の売上、支出、利益を元に、経営陣向けの月次報告書を作成してください。文章は敬語で、かつ簡潔にお願いします。」
経費精算マニュアルの作成
「経理初心者向けに、経費申請の流れを箇条書きで説明してください。社内の理解を得やすいように、簡単な言葉でお願いします。」
仕訳の例を挙げて説明
「経理初心者向けに、仕訳の基本を具体例を交えて簡単に説明してください。例消耗品購入や旅費の仕訳。」
振込手続きマニュアル作成
「新入社員向けに、振込依頼書の記入から承認取得、振込実行までの手順をわかりやすくまとめてください。」
消耗品費と備品費の違いを説明
「経理初心者に向けて、消耗品費と備品費の違いを具体例を交えて説明してください。」
ChatGPT 会計 処理に関する疑問解決
Q1: ChatGPTを使った経理業務の効率化にはどのくらいの時間がかかりますか？
初めて使用する場合でも、プロンプトの設定を工夫すれば数分で結果が得られます。繰り返し使用することで、より迅速に作業を進めることができます。
Q2: ChatGPTはどのような経理業務に役立ちますか？
仕訳作成、経費精算、報告書作成、請求書管理など、繰り返しの作業を効率化するために活用できます。特に文書作成の部分で効果を発揮します。
Q3: 初心者でも簡単に使えますか？
はい、ChatGPTは誰でも簡単に利用できます。プロンプトを適切に設定することで、経理初心者でも活用可能です。
まとめ
ChatGPTは経理業務の効率化において強力なツールです。その力を最大限に引き出すためには、プロンプト設計がカギとなります。具体的で明確な指示を与えることで、より精度高いアウトプットを得ることができ、業務の負担を大きく軽減できます。まずは、この記事で紹介したプロンプト例を参考に、実際に業務に取り入れてみましょう。
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