経理部門の効率化を目指している企業担当者の皆さん、日々の業務に追われ、時間が足りないと感じていることはありませんか？例えば、「月末の請求書処理で忙しくて、分析業務に手が回らない」「新しいメンバーに教育マニュアルを作る時間がない」といった悩みを抱えている経理担当者は少なくないでしょう。このような課題を解決するために注目されているのが、ChatGPTです。
この記事では、ChatGPTを経理業務で活用するための方法を6つに絞って紹介します。AIを賢く活用することで、業務の効率化はもちろん、ミスの削減や教育ツールとしての活用法まで幅広くカバーします。また、利用にあたっての注意点も説明し、どのようにして最適に導入できるかについても解説します。これを読んで、AIを経理部門の強力なパートナーとして活用し、業務改善を進めていきましょう。
ChatGPTで経理業務の効率化を実現！定型業務を自動化する方法
AIのイメージ
経理部門では、日々多くの定型業務が発生します。例えば、取引の仕訳や請求書処理、社内向けの経費精算に関する案内メール作成などが挙げられます。これらの業務にChatGPTを活用することで、かなりの時間を短縮できる可能性があります。
取引内容をChatGPTに伝えて、適切な勘定科目を自動提案
取引の仕訳は、特に経験の浅い担当者にとって大きな負担です。ChatGPTに取引内容を入力すれば、適切な勘定科目を提案してくれます。「出張先で利用したタクシー代（5,000円）の勘定科目は？」といった具体的な質問に対して、ChatGPTは「旅費交通費として処理するのが一般的です」といった回答を出してくれます。
請求書の支払い催促メールを瞬時に作成
経理部門では取引先への請求書催促が頻繁に発生しますが、ChatGPTに催促メールの作成を頼めば、丁寧かつ適切なトーンで文章を自動生成できます。例えば、「支払い期日を過ぎている取引先に対して、丁寧に催促をするメールを作成してください」と指示するだけで、必要な内容を盛り込んだメールが完成します。
Excel関数やVBAコードの自動生成で作業を効率化
経理業務でExcelを多用している企業が多い中、複雑な関数やVBAコードの作成に時間がかかっていませんか？ChatGPTは、必要な関数やコードを日本語で伝えるだけで生成することができるため、エクセル作業を効率化できます。
SUMIF関数やVBAコードの生成をお手伝い
例えば、「ExcelでA列の『接待交際費』に関連する金額を合計するSUMIF関数を作成してください」といった依頼をすることで、ChatGPTが最適な関数を提供してくれます。また、VBAコードについても「C列の金額が10万円以上の場合、その行を赤色に塗りつぶすVBAコードを作成してください」と依頼すると、コードを自動で生成してくれます。これにより、手作業での計算や修正が不要になり、大幅な効率化が図れます。
会計基準や税法のリサーチアシスタントとして活用
新しい会計基準や税法の改正に追いつくのは大変ですが、ChatGPTはこれらの情報を素早く調査し、要点をまとめてくれるリサーチアシスタントとしても優れた機能を発揮します。例えば、改正された電子帳簿保存法について調べ、「最低限知っておくべきポイントを3つにまとめてください」と依頼すれば、重要な情報を簡潔に整理して提供してくれます。
要点を絞ったリサーチサポート
複雑な法改正についても、ChatGPTを使えば、膨大な情報を素早く要約して、わかりやすく説明してくれます。ただし、あくまで「アシスタント」として活用し、最終的な判断は信頼できる一次情報で確認することを忘れずに。
新人教育・マニュアル作成の時間を短縮
新しいメンバーが入るたびに、マニュアルの作成や教育が必要です。しかし、これらの作業に多くの時間を費やすことは、経理部門にとって大きな負担です。ChatGPTを活用することで、マニュアルの構成案を自動生成したり、既存の規定を簡潔に書き直したりすることができます。
社内規定の簡易化や要約を効率よく実施
例えば、「出張旅費規程の構成案を作成してください」という依頼に対して、ChatGPTは必要な項目（交通費、宿泊費、日当など）を網羅的に挙げてくれます。さらに、「新入社員向けに経費精算の5つの基本ルールを分かりやすく説明してください」といった指示で、親しみやすい「です・ます」調の文章で要点をまとめてくれます。
AIを使った業務改善を進めるための具体的ステップ
ChatGPTを経理業務で活用するには、どのように導入を進めるべきかを知っておくことが重要です。AIを業務に取り入れるには、適切なプロンプトを作成し、反応を評価して調整する必要があります。
最適なプロンプトの作成方法
ChatGPTに質問をする際、曖昧な指示ではなく、具体的な背景や目的を明確に伝えることがポイントです。例えば、「あなたはベテランの経理部長です。新人経理担当者向けに、請求書処理の注意点を5つ、箇条書きで分かりやすく説明してください」といった形で役割を設定することで、より精度の高い回答が得られます。
ChatGPT活用時のリスクと注意点
ChatGPTを経理業務に導入する際は、その利便性だけでなく、リスクも十分に理解しておく必要があります。特に経理部門では機密情報を取り扱うため、情報漏洩のリスクには注意が必要です。
機密情報の取り扱いに関する注意点
無料版のChatGPTを使用する際には、入力した情報が学習データとして使用される可能性があります。取引先の情報や未公開の財務データなどは絶対に入力しないようにしましょう。また、ChatGPTが生成する回答には誤りが含まれていることもあるため、最終的な判断は専門家に任せるべきです。
ChatGPT 会計 処理に関する疑問解決
ChatGPTを使った経理処理に関して、最もよくある質問は？
経理業務にChatGPTを活用する際のよくある疑問を解決していきます。例えば、データの正確性に不安を感じる方もいるかもしれません。ChatGPTの生成する内容はあくまで参考程度に活用し、最終的な判断は慎重に行うことが大切です。
まとめ
ChatGPTは経理業務において強力なパートナーとなり得ます。定型業務の自動化や、関数の生成、マニュアル作成まで幅広い場面で活用できます。ただし、リスク管理をしっかりと行い、正確な情報を提供できるように、適切な運用方法を身につけることが必要です。AIを上手に活用して、経理業務をさらに効率化し、付加価値の高い仕事に集中しましょう。
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