提案書や企画書を作成する際、誰もが「もっと効率的に作成できたらいいのに」と感じているのではないでしょうか。特に、忙しいビジネスパーソンにとって、構成案の作成から文章の校正まで、ひとつひとつの作業に時間をかけている余裕はありません。
そこで注目されているのが、AIツールの「ChatGPT」です。ChatGPTを活用することで、提案書や企画書作成の工程を大幅に効率化できるだけでなく、より高いクオリティの成果物を短時間で仕上げることが可能になります。
本記事では、ChatGPTを活用して企画書を作成するための具体的なステップを解説します。実際の利用方法や注意点、さらにAIとの上手な付き合い方を理解することで、あなたの提案書作成のスピードとクオリティを格段に向上させることができます。
ChatGPT活用の重要性なぜAIが提案書作成に役立つのか
AIのイメージ
多くのビジネスパーソンが直面している課題の一つは、限られた時間の中でいかに効率よく提案書を作成するかです。企業にとって、提案書は受注活動において非常に重要な役割を果たしますが、その作成には膨大な時間と工数がかかります。
中小企業や少人数チームでは、企画や営業活動を1人で担っていることが多く、提案書の作成に膨大な時間を割くことは、他の重要な業務を圧迫してしまいます。その結果、提案書自体の質が落ちてしまう危険性もあります。
ここで、ChatGPTを活用することにより、「構成案作成」「本文執筆」「校正」など、すべての工程を効率化することが可能になります。AIを使うことで、作業の手間を減らし、短時間で質の高い提案書を完成させることができるのです。
ChatGPTで提案書作成を加速！実践的なステップと活用法
ステップ1提案書作成の前提情報を整理する
提案書を作成するにはまず、必要な情報を整理することが重要です。この段階での準備が、ChatGPTを活用する上での基盤となります。具体的には、以下のような項目を整理しましょう。
- 提案書の目的（何を達成するための提案書か）
- 対象顧客や読者（誰に向けて書くのか）
- 求められている成果物の形式や内容（具体的なフォーマットや内容）
これらを箇条書きでまとめておくと、ChatGPTに指示を出す際の精度が格段に上がります。例えば、目的やターゲットが明確であれば、AIが提案する構成や文体もより具体的で効果的になります。
ステップ2ChatGPTで提案書の構成案を作成
提案書の作成における最初の壁は「どの順番で、どの要素をどこに配置するか？」という構成の設計です。ここでChatGPTが活躍します。前提情報を整理した後、ChatGPTに「この条件で提案書のアウトラインを作成してください」と指示すると、迅速に構成案を提供してくれます。
- H2・H3レベルの見出し構成案が即座に出力される
- 企業特有のトンマナ（語調や表現方法）を指定することで、実用的なアウトラインが作成される
- 構成が決まれば、後は手を加えるだけでスムーズに進行できる
これにより、提案書作成にかかる最初の「思考の時間」を大幅に削減できます。
ステップ3ChatGPTで本文の下書きを作成
構成が決まったら、次は本文を作成します。ChatGPTにプロンプトを送ると、指定した内容や文体に基づいた文章を自動的に生成してくれます。
- 例えば「具体例を交えて」「丁寧なトーンで」などの指示を出すと、文章の方向性を調整できる
- 過去の提案内容を要約させたり、箇条書きで整理することも得意
- 内容に合った具体例やデータをAIに提供させることで、説得力のある内容に仕上げる
AIを使うことで、短時間で質の高いアウトプットが得られるため、執筆にかける時間を大幅に削減できます。
ステップ4文調チェックと最終調整を行う
ChatGPTを使って本文を生成した後、最後に行うべき作業は文調の確認と校正です。AIは誤字脱字や不自然な表現を拾ってくれますが、最終的な微調整は人間が行う必要があります。
- 「もっと柔らかい表現に」「ビジネスライクに」といった文調調整指示を送ることで、意図に合った表現に仕上げられる
- 全体のトーンや語調にブレがないかを確認し、必要に応じて修正する
- 「要約して短くする」といったボリューム調整も得意
最終チェックを行うことで、提案書全体の質を高めることができます。
ChatGPTを使う際の注意点とアドバイス
AIに全てを任せるのは危険
AIが提供するアウトプットには限界があり、すべてを丸投げするのは避けるべきです。例えば、誤った情報を出力する可能性もありますし、企業特有の表現や細かなニュアンスには対応しきれない場合があります。最終的な判断と微調整は必ず人間が行うようにしましょう。
プロンプトの質が結果に大きく影響
AIに指示を出す際、曖昧な表現だと出力される内容も曖昧になります。「～をしてください」だけではなく、具体的に「誰に向けた」「どんな目的で」などを含めることで、結果の精度が格段に向上します。
ChatGPTはあくまで「補助ツール」として活用する
ChatGPTはあくまで提案書作成の補助ツールです。最終的な成果物の精度や企業の価値観を反映させるためには、必ず人間の手を加えることが重要です。
ChatGPT 企画書作成に関する疑問解決
Q: ChatGPTにどんな情報を与えるべきですか？
提案書の目的、ターゲット、求められる成果物の形式など、具体的な条件を整理して伝えると、AIがより精度高くアウトプットしてくれます。
Q: AIが出力する文章はそのままで使えるのか？
AIが提供する文章は、あくまで下書きです。最終的な仕上げや調整は人間の手で行い、企業の独自性やトンマナを反映させる必要があります。
まとめ
ChatGPTを活用すれば、提案書作成の効率が大幅に向上します。構成案作成から本文の執筆、文調調整まで、AIがサポートしてくれるため、時間を短縮しながら高品質な提案書を作成することが可能になります。ただし、最終的な仕上げは必ず人間の手で行い、AIを補助ツールとして活用することが成功の秘訣です。
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