【2025年版】ChatGPTを使った議事録作成の完全ガイド！時間短縮の秘訣と精度向上の方法

会議終了後、膨大な議事録作成の時間を削減したいという悩みを抱えているあなたへ。会議中にメモを取るだけでなく、その後の議事録作成に何時間も費やしていることはありませんか？そんな悩みを解決する方法が、今注目のAIツール「ChatGPT」を使った議事録作成です。この記事では、ChatGPTを駆使して、議事録作成の時間をどれだけ短縮できるのか、その方法とともに、より高精度な議事録作成のコツを徹底的に解説します。

ChatGPTとは？その基本的な使い方
1. ChatGPTを使った議事録作成の流れ
精度を上げるためのコツ
ChatGPT議事録作成の実際の例
1. 議事録作成のプロンプト例
よくある質問
1. ChatGPTの議事録作成精度を上げるためには何を意識すべきですか？
2. 自動文字起こしツールはどれを選ぶべきですか？
まとめ

ChatGPTとは？その基本的な使い方

AIのイメージ

ChatGPTは、OpenAIが開発した自然言語処理技術を駆使したAIチャットボットです。人間のような会話が可能で、膨大な情報を短時間で処理できるため、議事録作成にも大きな力を発揮します。会議中のメモをそのまま入力し、必要な部分を自動的に要約・抽出させることで、時間を大幅に短縮できるのです。

ChatGPTの魅力は、その使いやすさにあります。登録するだけで、すぐに無料で利用を始めることができ、特に2024年5月にリリースされた最新のChatGPT-4oは、人間らしい応答ができるようになっており、より精度の高い結果を期待できます。

ChatGPTを使った議事録作成の流れ

ChatGPTを使って議事録を作成するためには、まず会議の内容を「テキスト情報」として用意する必要があります。これには、以下の方法があります。

会議中にメモを取る
Web会議（ZoomやTeamsなど）で自動文字起こしを活用
音声データを文字起こしツールでテキスト化

テキストが用意できたら、それをChatGPTに入力し、要約や要点抽出を依頼します。この時点で、議事録の基礎が出来上がりますが、さらに精度を上げるためには、いくつかのポイントに気をつける必要があります。

精度を上げるためのコツ

議事録の精度を上げるためには、ただテキストを入力するだけでは不十分です。以下のポイントを押さえることで、より実用的で正確な議事録を作成することができます。

事前に入力テキストを整理する

会議の文字起こしやメモをそのままChatGPTに入力するのではなく、まずは文脈や重要な情報を整理しましょう。例えば、発言者名や話題の順番、そして発言の意図を明確にすることで、AIがより適切に要約を行うことができます。

具体的な指示を出す

ChatGPTに指示を出す際、具体的に「何を」「どのように」求めているのかを伝えることが重要です。例えば、「この議事録から決定事項と次のアクション項目を抽出してください」といった指示を与えると、AIはその内容に特化した結果を出力してくれます。

小分けにして入力する

長時間の会議を一度に入力するのではなく、話題ごとやセッションごとに小分けにして入力することで、AIが重要なポイントを見逃すことなく処理できます。これにより、精度が格段に向上します。

ChatGPT議事録作成の実際の例

では、実際にどのようにChatGPTを使って議事録を作成するのかを具体的な例を使って見ていきましょう。

議事録作成のプロンプト例

例えば、会議の議事録を作成する際のプロンプト（指示文）は以下のようになります。

あなたは議事録作成担当です。以下の入力文をもとに、制約条件に従いながら目的に合致する議事録を作成してください。

目的: 会議に出席できなかったメンバーに、重要な決定事項とアクション項目を簡潔に伝える
制約条件:
入力文はAIによって文字起こしされた内容です。文脈を整理して適切に要約してください
- Todoの担当者と期日が明確でない場合は仮の期日を記入してください
専門用語には簡単な定義を追加してください
- 文書は簡潔かつ明確に

出力形式:
会議日時: yyyy年mm月dd日(ddd) HH時MM分
- 場所: [会議場所]
出席者: [出席者名]
- 議題: [議題内容]
ネクストアクション: [次のアクション]
- 次回会議予定日: yyyy年mm月dd日

入力文:
[ここに会議内容を入力]

このように、具体的なフォーマットと指示を与えることで、ChatGPTは求める議事録を作成してくれます。

よくある質問

ChatGPTの議事録作成精度を上げるためには何を意識すべきですか？

議事録の精度を上げるためには、会議内容を整理し、具体的な指示を出すことが大切です。また、長い会議の場合は、小分けにして入力することも有効です。

自動文字起こしツールはどれを選ぶべきですか？

AI議事録作成ツールの中でも「スマート書記」や「YOMEL」などが便利です。これらのツールは、会議後すぐに自動で文字起こしを行い、その後の要約や要点抽出をサポートしてくれます。

まとめ

ChatGPTを使うことで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減することができます。精度を上げるためには、入力テキストの整理や具体的な指示が欠かせません。また、長時間の会議内容を効率よく処理するためには、テキストを分割して入力することも大切です。さらに、AI議事録ツールを活用することで、より簡単に精度高い議事録を作成することが可能です。

ChatGPTの活用法をマスターすれば、会議後の膨大な時間を大きく削減し、さらに効率的な業務運営が実現できるでしょう。