【圧倒的に効率化】ChatGPTで議事録を自動作成・要約する5つのステップ！

会議後の議事録作成で時間を取られ、煩わしい作業に悩まされていませんか？今や、ChatGPTを活用することで、手間をかけずに議事録を自動的に作成し、要約することができます。この記事では、ChatGPTを活用した効率的な議事録作成方法を5つのステップに分けて解説し、さらにその後の知識共有までスムーズに行うためのヒントもご紹介します。

ChatGPTを使った議事録作成のメリットとは？

多くの企業やチームが、会議後に議事録を手作業で作成し、情報共有に時間を取られています。しかし、議事録は単なる記録ではなく、チームの意思決定や次のアクションを導くための重要なツールです。そこで、ChatGPTを使うことで、以下のようなメリットがあります。

ChatGPTでの議事録作成手順

ChatGPTでの議事録作成は、音声ファイルを直接処理することはできませんが、文字起こしを行った後にそのテキストを使って要約することが得意です。具体的な手順は以下のようになります。

会議の音声を文字起こしツールでテキスト化

ChatGPTは音声を直接処理することはできませんので、まずは音声データを文字起こしツールを使用してテキストに変換します。ZoomやTeams、Google Meetには、会議の音声を録音して文字に起こす機能が搭載されているので、これを活用しましょう。

ChatGPTに議事録作成を依頼する

文字起こしが完了したら、そのテキストをChatGPTに入力して、議事録として要約・整理します。例えば、以下のような形式にまとめることができます。

会議の内容を効率よく要約する

ChatGPTに依頼する際には、適切なプロンプトを使うことが大切です。会議の内容を正確に要約してもらうためには、議事録の形式や求める内容を明確に指示することが重要です。例えば、「要点を抜き出して、決定事項と未決課題をまとめてください」といった形で指示すると、効率的に要約できます。

出力された議事録を確認・編集

ChatGPTが生成した議事録は基本的に非常に精度が高いですが、最終的には人の目で確認し、必要に応じて修正を加えます。誤解を招く表現や、重要なポイントが抜けていないかチェックしましょう。

知識共有ツールを活用する

議事録を作成した後、それをただ保存するだけでは十分ではありません。重要なのは、チームメンバーと情報を共有し、必要な時にすぐに参照できる状態にしておくことです。ここで活躍するのが、Kipwiseなどの知識共有ツールです。これを活用すれば、議事録をチームの知識資産として活用できます。

ChatGPT議事録作成に関する疑問解決

Q1: ChatGPTで自動的に議事録を作成することは可能ですか？

はい、可能です。ただし、ChatGPTは音声データを直接処理することができないため、まず音声を文字起こしツールでテキスト化する必要があります。その後、そのテキストを使って議事録の要約や整理を行うことができます。

Q2: ChatGPTはどのような会議に対応できますか？

ChatGPTは、Zoom、Teams、Google Meetなど、主要なオンライン会議ツールでの会議内容に対応できます。会議後の文字起こしをもとに、議事録の作成や要約を行うことができます。

Q3: ChatGPTを活用するために追加で必要なツールはありますか？

音声データを文字にするための文字起こしツールが別途必要です。多くの会議ツールには文字起こし機能が搭載されていますが、専用の文字起こしツールを使うことで、より正確に文字起こしができます。

まとめ

ChatGPTを活用した議事録作成は、時間短縮や精度向上に非常に効果的です。手作業で議事録を作成していた過去を振り返り、AIの力を活用することで、より効率的な情報共有と意思決定が可能になります。まずは、会議の音声を文字起こしし、その後ChatGPTに要約を依頼するだけで、誰でも簡単に議事録を作成することができます。

さらに、作成した議事録を知識共有ツールで活用すれば、チーム全体の情報共有の精度が向上し、次のアクションがスムーズに進むようになります。今すぐ、ChatGPTを使った議事録作成を始め、会議後の時間を有効に活用していきましょう！